Manajemen Aset : Pemeliharaan Aset

1.     Definisi Aset, Manajemen Aset

a.    Definisi Manajemen dan Aset

Menurut George R. Terry (dalam Sugiama, 2010), management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling, utilizing in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objective yang berarti proses yang khas yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran – sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.

Aset berasal dari kata asset dalam bahasa Inggris yang berarti “kekayaan”. Aset dalam perspektif ekonomi diartikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomi yang dapat dimiliki oleh individu, perusahaan, ataupun pemerintah yang dapat dinilai secara finansial. Menurut sudut pandang ekonomi, aset adalah barang atau sesuatu barang dimiliki oleh seseorang, sebuah organisasi baik swasta atau pemerintah yang memiliki :

1.      Nilai ekonomi ( economic value )

2.      Nilai komersial ( commercial value )

3.      Nilai tukar ( exchange value ) (Sugiama, 2013: 15)

a.       Definisi Manajemen Aset Menurut Para Ahli

Menurut A. Gima Sugiama (2013: 15), manajemen aset adalah ilmu dan seni untuk memandu pengelolaan kekayaan yang mencakup proses merencanakan kebutuhan aset, mendapatkan, menginventarisasi, melakukan legal audit, menilai, mengoperasikan, memelihara, membaharukan atau menghapuskan, hingga mengalihkan aset secara efektif dan efisien.

Menurut Doli D. Siregar (2004), manajemen aset merupakan salah satu profesi atau keahlian yang belum sepenuhnya berkembang dan populer di lingkungan pemerintahan maupun di satuan kerja atau instansi.

Menurut Hastings (2010), manajemen aset adalah serangkaian kegiatan yang terkait dengan (1) mengidentifikasi apa saja yang dibutuhkan aset, (2) mengidentifikasi kebutuhan dana, (3) memperoleh aset, (4) menyediakan sistem dukungan logistik dan pemeliharaan untuk aset, (5) menghapus atau memperbaharui aset sehingga secara efektif dan efisien dapat memenuhi tujuan.

2.     Jenis Aset

A. Gima Sugiama (2013: 24) membagi aset ke dalam 2 bentuk, yaitu :

a.    Kekayaan berwujud (fisik) atau tangible assets, yaitu kekayaan yang dapat dimanifestasikan secara fisik menggunakan panca indra. Contoh kekayaan yang berwujud (fisik) : mobil, bangunan, tanah

b.    Kekayaan yang tak berwujud atau intangible assets, yaitu kekayaan yang manifestasinya tidak berwujud secara fisik namun dapat diidentifikasi sebagai kekayaan secara terpisah dan memberi manfaat serta memiliki nilai tertentu secara ekonomi sebagai hasil dari proses usaha atau memalui waktu. Contohnya adalah hak paten dan nama baik.

A. Gima Sugiama (2013: 24) juga membagi aset berdasarkan tujuan penggunaan dan pemanfaatannya, yaitu :

a.    Aset untuk tujuan komersial, seperti aset yang dimiliki oleh suatu perusahaan untuk mendapatkan laba. Contohnya lahan atau bangunan dan peralatannya yang digunakan untuk kepentingan bisnis.

b.    Aset untuk tujuan non komersial, seperti aset yang dimiliki oleh pemerintah yang digunakan untuk pelayanan publik. Contohnya yaitu jalan, jembatan, sekolah, dll. 

3.     Siklus Aset

Gambar 3.1 Siklus Aset

(Sugiama, 2013: 27)

Menurut A. Gima Sugiama (2013) siklus aset terdiri dari :

1.      Perencanaan Kebutuhan Aset

Adalah serangkaian kegiatan untuk merencanakan sesuatu rencana strategis yang dilakukan oleh suatu organisasi. 

2.      Pengadaan Aset

Yaitu serangkaian kegiatan untuk memperoleh atau mendapatkan aset/barang maupun jasa baik yang dilaksanakan sendiri secara langsung oleh pihak internal, maupun oleh pihak luar sebagai mitra atau penyedia/pemasok aset bersangkutan.

3.      Inventarisasi Aset

Yaitu serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya baik asset berwujud maupun aset tak berwujud pada suatu waktu tertentu. Inventarisasi ini dilakukan untuk mendapatkan data seluruh aset yang dimiliki.

4.      Legal Audit Aset

Legal audit aset bisa juga disebut uji tuntas hukum yaitu pemeriksaan untuk mendapat gambaran jelas dan menyeluruh terutama mengenai status kepemilikan, sistem dan prosedur penguasaan, pengalihan aset, mengidentifikasi kemungkinan terjadinya berbagai permasalah hukum, serta mencari solusi atas masalah hukum tersebut.

5.      Penilaian Aset

Yaitu proses kegiatan penilai dalam memberikan suatu estimasi dan pendapat atas nilai ekonomis suatu properti berdasarkan hasil analisis terhadap fakta – fakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan metode dan prinsip – prinsip penilaian yang berlaku. Tujuannya yaitu untuk mengetahui besarnya nilai sebuah objek penilaian pada suatu saat.

6.      Pengoperasian Aset

Adalah serangkaian kegiatan untuk menggunakan dan memanfaatkan aset dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan untuk mencapai suatu ujuan tertentu. 

7.      Pemeliharaan Aset

Yaitu sekumpulan aktivitas yang diorganisasikan untuk menjamin agar aset dapat dioperasikan dalam kondisi terbaik dengan biaya terendah.

8.      Membaharukan atau rejuvenasi Aset

Yaitu membangun kembali aset agar memiliki fungsi kembali sebagaimana semula, bahkan mempertinggi fungsi dari aset tersebut.

9.      Penghapusan Aset

Penghapusan  aset dilakukan apabila aset sudah tidak memungkinkan lagi untuk direjuvenasi karena pertimbangan ekonomi atau fungsinya.

10.  Pengalihan Aset

Pengalihan aset merupakan tindak lanjut dari penghapusan aset. pengalihan aset yaitu pengalihan kepemilikan dari suatu pihak ke pihak lain. Pengalihan aset ini dapat berupa pemusnahan aset, penjualan aset, hibah, atau penyertaan modal.

Dari siklus aset di atas, saya akan lebih memperdalam mengenai pemeliharaan aset.

Pemeliharaan aset

Menurut A. Gima Sugiama (2013: 240), pemeliharaan aset adalah sebuah sisrem yang mencakup kombinasi dari sekumpulan akivitas yang dilengkapi oleh beragam sumberdaya untuk menjamin agar aset bersangkutan dapat berfungsi sebagaimana diharapkan. Atau pemiliharaan aset adalah sekumpulan aktivitas yang diorganisasikan untuk menjamin agar aset dapat dioperasikan dalam kondisi terbaik dengan biaya terendah.

Pemeliharaan aset harus dapat menjamin supaya aset bersangkutan dapat dioperasikan sesuai dengan fungsi yang didesain. Proses pemeliharaan aset perlu dilaksanakan terutama karena aset bersangkutan dioperasikan secara terus-menerus. 

Gambar Hubungan Antara Proses dengan Pemeliharaan

(Sugiama, 2013: 241)

Pemeliharaan perlu dirancang dalam sebuah sistem. Proses pemeliharaan membutuhkan berbagi input, sehingga akan diperoleh output dari proses tersebut. Dalam pemeliharaan memerlukan beberapa sub penting agar prosesnya berjalan efektif dan efisien. 

Gambar Typical Maintenance System 

(Duffua dalam Sugiama, 2013: 242)

Proses pemeliharaan itu meliputi tiga fungsi utama. Ketiga fungsi penting tersebut:

1.      Merencanakan serangkaian kegiatan atau planning activities,

2.      Pengorganisasian kegiatan-kegiatan (organizing activities),

3.      Pengendalian atau control activities.

Perencanaan pemeliharaan meliputi penentuan aspek dasar yakni:

    a)    Filosofi pemeliharaan,

    b)   Prakiraan beban pemeliharaan,

    c)    Menghitung kapasitas pemeliharaan,

    d)   Merancang organisasi pemeliharaan, dan

    e)    Merancang penjadwalan pemeliharaan.

Pengorganisasian pemeliharaan meliputi:

    a)    Perancangan pekerajaan,

    b)   Menetapkan standar yang harus dicapai,

    c)    Mengukur pekerjaan yang telah dilaksanakan, dan

    d)   Manajemen proyek pemeliharaan.

Pengendalian pemeliharaan mencakup rangkaian aktivitas:

    a)    Pengendalian pekerjaan,

    b)   Mengontrol material,

    c)    Mengendalikan persediaan,

    d)   Pengendalian biaya, dan

    e)    Mengendalikan kualitas.

Kereta Api

Kereta api adalah salah satu alat transportasi di Indonesia yang dikelola oleh PT Kereta Api Indonesia (Persero) yang merupakan Badan Usaha Milik Negara yang menyelenggarakan jasa angkutan. Kereta api yang dikelola PT KAI ini memberikan layanan angkutan penumpang dan barang. Kereta api pertama di Indonesia lahir pada hari Jum’at, 17 Juni 1864 yang pembangunannya diprakarsai oleh Nederlands-Indische Spoorweg Maatschappij (NIS) dengan rute Semarang-Tanggung.

Jalur Kereta Api di Pulau Jawa 

Gambar Jalur Kereta Api di Pulau Jawa

(Wikipedia)

PT Kereta Api Indonesia mengoperasikan kereta api di wilayah provinsi Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Sumatera Selatan, dan Lampung serta semua provinsi di Jawa. Rencana PT Kereta Api Indonesia juga akan mengoperasikan kereta api di wilayah Sulawesi. Panjang keseluruhan jalur kereta api di Indonesia adalah 7.777,40 kilometer. 3.708 kilometer jalur telah ditutup, sebagian besarnya adalah jalur cabang yang dianggap tidak menguntungkan bila tetap dipergunakan. Pada saat ini, Departemen Perhubungan sedang melakukan pembangunan jalur ganda di Pulau Jawa, yang diharapkan akan selesai pada tahun 2025. Jalur yang sudah diselesaikan adalah Jakarta-Cirebon-Semarang-Surabaya, Cikampek-Purwakarta, Purwokerto-Cirebon, dan Kutoarjo-Yogyakarta-Surakarta. Pada saat ini jalur Kutoarjo-Karanganyar-Kroya, Surakarta-Madiun, dan Kroya-Purwokerto sedang dikerjakan. 

Sistem Pemeliharaan Kereta Api

            Agar kereta api dapat beroperasi sesuai dengan baik, maka perlu dilakukan pemeliharaan. Menurut Saroni, dkk (2015) secara umum, sistem pemeliharaan kereta api terbagi menjadi dua macam yaitu:

1.      Scheduled Maintenance (Pemeliharaan Terencana)

      Yaitu pemeliharaan yang dilakukan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Pemeliharaan ini dilakukan berdasarkan kalender dan lamanya kereta beroperasi. Pemeliharaan terencana dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

a.     Breakdown Maintenance

    Pemeliharaan yang dilakukan setelah mesin atau komponen rusak, kemudian diganti dengan yang baru.

b.     Time Based Maintenance

      Pemeliharaan yang dilaksanakan berdasarkan kalender (periodik).

c.     Condition Based Maintenance

      Pemeliharaan yang dilaksanakan berdasarkan kondisi mesin atau komponen.

d.     Preventive Maintenance

    Pemeliharaan yang dilakukan secara berkala, merupakan gabungan dari time based maintenance dan condition maintenance. 

2.      Unscheduled Maintenance (Pemeliharaan Tidak Terjadwal)

    Yaitu pemeliharaan yang dilakukan diluar pemeliharaan terjadwal, pemeliharaan ini dilakukan jika terjadi hal yang dapat mengganggu kerja kereta api kedepannya, misalnya ketika kereta api tiba-tiba berhenti ditengah jalan, maka dilakukan inspeksi sehingga dapat dianalisis penyebab kerusakannya.

Dibawah ini adalah video mengenai contoh aset komersial yaitu kereta api. Di dalam video tersebut juga terdapat contoh pemeliharaan kereta api, yaitu kegiatan pencucian kereta.

Sumber Referensi 

Hastings, Nicholas A. John. 2010. Physical Assets Management. Australia: Springer

Saroni, A, dkk. 2015. “Sistem Pemeliharaan Kereta Api di Indonesia”,

26 Juni 2015. https://dokumen.tips/documents/sistem-pemeliharaan-kereta-api-di-indonesia.html. [3 Januari, 22.30]

Siregar, Doli D. 2004. Manajemen Aset. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Sugiama, A. Gima. 2013. Manajemen Aset Pariwisata : Pelayanan Berkualitas agar Wisatawan Puas dan Loyal. Bandung: Guardaya Intimarta

-------. TT. “Kereta Api Indonesia”, Wikipedia. https://id.wikipedia.org/wiki/Kereta_Api_Indonesia. [1 Januari 2017, 17.53]